الرئيسية / احدث التدوينات / كيف تصبح ضليعاً في اللغة (12)

كيف تصبح ضليعاً في اللغة (12)

99

?How to write a business email in English

كيف تكتب بريد إلكتروني للأعمال باللغة الإنجليزية؟

رسالة البريد الإلكتروني ليست مجرد رسالة تحوي معلومة أو رد لأصحاب الشركات أو أصدقاء العمل. فطريقة كتابتها و صياغتها تعكس و تترجم للمستلم العديد من الرسائل عنك و عن هوية المؤسسة التي تعمل لديها خاصة إذا كان مستلم الرسالة أجنبيًا. فكم من إيميلات كتبت بطريقة غير دقيقة و عادت بنتائج سلبية علي أصحاب الأعمال. لذلك يجب أن يتم كتابة الإيميل على درجة عالية من الدقة و الاحترافية لتحقق أهدافها المطلوبة و تعكس في نفس الوقت انطباعًا حسنًا عنك و عن جهة عملك.

 و إليك بعض النصائح الهامة قبل البدء في كتابة الإيميل.

  • ينصح في البداية بعمل مسودة مبدئية للإيميل خاصة إذا كان مرسلًا لجهة من الجهات الهامة.

  • تحديد النقاط الهامة و البعد تمامًا عن الجمل الطويلة أو الكلمات المعقدة.

  • تجنب كتابة الكلمات ب uppercase مثال: WAITING FOR YOUR KIND RESPONSE

هنا أعطت الجملة للمتلقي الأجنبي رسالة إهانة لأن الكتابة بهذه الحالة تعني الصراخ في وجه مستلم الرسالة.

  • الإيجاز و تجنب ذكر التفاصيل أو الاستطراد في روي شيء ما و إذا لزم الأمر يكتب بملف و يرفق بالإيميل.

  • أمام خانة subject  بالأعلى يكتب عنوان كلماته تلخص كل ما يحويه الإيميل.

  • تجنب قول الكلمات الدارجة الغير مرغوبة مثل Urgent عاجل و غيرها

و الآن هيا نتبع الخطوات التالية:

  1. ابدأ بالتحية

  2. اكتب الهدف من رسالتك

  3. اختم بشكل مهذب

أولًا: ابدأ بالتحية Start with a greeting))

ترتبط  رسمية التحية بمدى صلتك بالمتلقي فإذا أردتها أن تكون أكثر رسمية أكتب مثلًا

  (Dear Mr. Adams)

أما إذا كنت على صلة قوية بالمتلقي من الممكن أن تقول  ببساطة :

  (Hi john) أو مثلًا (Hello Dana)  

و في جميع الأحوال يجب التأكد من كتابة الأسماء بطريقة صحيحة.

قد تكون هناك أوقات لا تعرف فيها اسم الشخص الذي تكتب إليه. وهذا ما يحدث غالبًا إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة والبريد الإلكتروني الخاص بك هو بمثابة رسالة التغطية Cover Letter. في هذا السيناريو، فإن أفضل شيء يمكن فعله هو قضاء بعض الوقت في البحث عن اسم مدير التوظيف أو المتلقي المحتمل .  LinkedIn لينكدين يمكن أن يكون مصدرًا عظيمًا لهذا.

إذا كنت غير متأكد بنسبة 100٪ من اسم مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك، يمكنك دائمًا استخدام المسمى الوظيفي، مثل

عزيزي مدير التوظيف “Dear Hiring Manager”

أو اسم الشركة أو الفريق الذي تكتب إليه على سبيل المثال:

 ” عزيزي فريق أبل للإبتكار Dear Apple Innovation Team”

هذه الخيارات يمكن أن تكون أكثر أدبًا وشخصية من بدء البريد الإلكتروني الخاص بك بكلمة عامة مثل “عزيزي السيد / السيدة، “Dear Sir/Madam,”

 أو “إلى من يهمه الأمر “To Whom it May Concern”

 نصيحة:

 إذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني، فمن الجيد إضافة ملاحظة شكر، مثل “شكرًا لك على التواصل” “Thank you for getting in touch”.. وبالمثل، إذا كان شخصًا ما قد رد على أحد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من الرد بـ

“شكرًا لردكم السريع “Thank you for your prompt reply”

 أو “شكرًا على ردك” “Thanks for getting back to me”.

 إن توجيه الشكر للمتلقي سيجعل نبرة البريد الإلكتروني ودية واحترافية

ثانيًا : اكتب الهدف من رسالتك (State your purpose)

صممت رسائل البريد الإلكتروني لتقرأ بسرعة لذلك اجعل جملك قصيرة  مختصرة و واضحة وابدأ مناقشة الموضوع الرئيسي بسرعة. وهذه بعض العبارات التي قد تساعدك على تقديم الهدف الخاص بك:

“أنا أكتب للاستفسار عن

  “I am writing to enquire about …”

 أو “أنا أكتب بالإشارة إلى

… “I am writing in reference to…”.

إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك يتطلب إجراء من المتلقي، فتأكد من أن هذا واضح. فعبارات مثل “أرجو أن تنظر في هذا  “Could you please look into this…”,

 “في أقرب فرصة ملائمة لك “…at your earliest convenience”

 و “شكرًا جزيلًا مقدمًا لمساعدتكم” “many thanks in advance for your help” كلها مفيدة عند تقديم طلبات العمل المهذبة.

 

ثالثا: اختم بطريقة مهذبة (Conclude politely)

رغم الكتابة الموجزة للإيميل لكن لابد و أن نضفي عليه لمسات إيجابية تظهر للمتلقي الاحترام و التقدير من خلال ختم البريد الالكتروني ببعض الملاحظات الختامية المهذبة. حيث يمكنك كتابة

“شكرا لكم على مساعدتكم

 “Thank you for your help”

 أو

“شكرا لعنايتكم

“Thank you for your consideration”

 ومن ثم يمكن المتابعة بـ “إذا كان لديك أي أسئلة، من فضلك لا تتردد بسؤال

Should you have any question, please don’t hesitate to ask

“إنني أتطلع إلى الاستماع منك “I look forward to hearing from you”.

و في الأسطر الأخيرة نذكر الترتيب الآتي:

(Best regards/regards/ sincerely..et),

Name  الإسم

Position/ Company الوظيفة و الشركة

Number/ email/ website

Twitter page/ Linked in page

 

و لإختصار اسرع لوقتك و وقت المتلقي استخدم الإختصارات التالية

The Abbreviation الإختصار

The words

الكلمات

The meaning

معانيها

WFH

Working From Home

أعمل من المنزل

BR

Best Regards

مع تحياتي

KfA

Kindly Find Attached

تجد في المرفقات في حالة إرفاق ملف في الايميل

FYA

For Your Action

في انتظار تصرفك

EOD

End Of Day

بحلول نهاية يوم العمل

HYG

Here You Go

أتفضل

FYI

For Your Information

لمعلوماتك

ASAP

As Soon As Possible

بأسرع ما يمكن

 

عن سارة أمين

mm
أستاذة لغة إنجليزية من مصر ، ناشطة في مجال الإدارة والتنمية البشرية عاشقة للأدب والسينما .